Taken van een secretaresse in organisatie

Het functioneren van elke organisatie is afhankelijk van de inspanningen van de secretaresses. De taken van een secretaris omvatten het uitvoeren van de algemene basis-, organisatorische en reguliere kantoorverantwoordelijkheden voor het kantoor, verschillende afdelingen en leidinggevenden. Ze helpen bij het beheer van de frontoffice en ook bij het afhandelen van administratieve zaken. De taken van een secretaris blijven meestal onopgemerkt door het publiek. Ze spelen echter een cruciale rol bij het organiseren en op koers houden van de organisatie

We beginnen aan een missie om het belang van secretaresses te laten zien bij het soepel laten verlopen van de organisatie en het afhandelen van andere organisatorische taken. Sommige van de uitgevoerde rollen zijn bij veel mensen onbekend. Hun taken gaan verder dan alleen aantekeningen maken en de telefoon beantwoorden. Het beroep heeft een lange weg afgelegd om essentieel te worden voor alle operaties voor de besluitvorming in de organisatie.

Taken van een secretaris

De werkzaamheden a van de secretaris verschillen per vakgebied. Ze voeren echter vergelijkbare taken uit op het gebied van medisch, juridisch tot bedrijfssecretarissen. Er is veel vraag naar de vaardigheden van zeer bekwame secretaresses in de huidige branche. Het is vaak gevuld met drukke werkschema's en strakke deadlines.

Lees ook

Mortuariumwerkers staken in Ghana - Redenen en laatste nieuws

Voorbeelden van functietitels secretaresse

• Secretaris
• Juridisch secretaresse
• directiesecretaresse
• Secretaresse (parttime)
• receptioniste

Wat zijn secretariële taken?

Veel mensen verwarren de rol van een secretaresse vaak met een persoonlijke assistent. In theorie zijn de rollen van een persoonlijke assistent echter anders dan die van een secretaresse. Een secretaresse vereist sterke vaardigheden en competenties, in tegenstelling tot een persoonlijke assistent. Een secretaresse voert complexe taken uit die de kernwerking van de organisatie raken.

De taken van de kantoorsecretaris variëren afhankelijk van de branche of de werkgever. Het beroep heeft echter met elkaar te maken door de overeenkomsten in de werksettings. De secretaresses op verschillende werkplekken voeren dezelfde taken en verantwoordelijkheden uit. Dit heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering van de organisatie. Hier zijn enkele standaard- en primaire taken die door de secretaresses in verschillende werksettings worden uitgevoerd:

1. Ontvangst

Als het gaat om de algemene kantoorfuncties, zijn de taken van de secretarissen onder meer het helpen van de nieuwe medewerkers en bezoekers bij het vinden van hun weg in de organisatie. Enkele van de typische rollen zijn het doorverwijzen van de bezoekers naar de juiste afdelingen en kantoren. Ook laten ze de nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag hun werkplek zien. Ze projecteren over het algemeen het algemene imago van het bedrijf door de bezoekers van het kantoor van wereldklasse en professionele ontvangst te bieden.

Lees ook

Verschil tussen leiderschap en management

2. Indienen

Een andere primaire rol van de secretaresses omvat het beheren van de bestanden van de klanten en werknemers. Ze slaan ook de geproduceerde records op die essentieel zijn voor toekomstig gebruik. In het voorbeeld van een ziekenhuisomgeving is het de rol van de secretaresses om het patiëntendossier te overleggen tijdens hun afspraak met de verpleegkundige of de arts. Ze slaan het ook op als de afspraak is afgelopen. Ze plaatsen de bestanden in alfabetische volgorde en gebruiken het nieuwste en eenvoudigste archiveringssysteem voor gemakkelijke opslag en snel terugvinden.

3. Correspondentie

Als het gaat om de kantooromgeving, zijn de secretaresses vaak het aanspreekpunt voor inkomende en uitgaande telefoongesprekken en postcorrespondentie. Ze kiezen de telefoontjes van de klanten, klanten, zakenpartners. Ze helpen ook bij het oplossen van de vragen van de klanten of sturen de klanten door voor verdere begeleiding naar de juiste afdeling. Ze treden ook op door namens het management te bellen bij het communiceren van de informatie aan de klanten.

Ze plannen afspraken en doen vervolgonderzoeken. Het maken van aantekeningen is een essentiële vaardigheid voor de secretaresses, vooral van de managers. Ze bereiden ook de memo of brieven en de screening van e-mails voor. Ook maken zij de notulen tijdens officiële vergaderingen.

4. Documentbeheer

Documenten zijn van cruciaal belang voor de organisatie en het is de exclusieve verantwoordelijkheid van de secretaris om ze te beheren. Dit gebeurt door documenten te kopiëren voor verzending of interne distributie. De documenten moeten ook van het bedrijf naar de klanten, potentiële zakenpartners of klanten worden gefaxt. Ze ontvangen ook de inkomende faxen terwijl ze naar de juiste afdeling worden geleid.

Ze distribueren de documenten ook naar de werknemers en klanten via verschillende formulieren zoals e-mail, Excel, Word en spreadsheets. Secretaresses lezen de e-mails ook na en stellen ze op voordat ze naar de juiste kanalen worden gestuurd.

5. Algemene kantoortaken

Als het gaat om kleine kantoren, kunnen de rollen van een secretaresse divers zijn in het uitvoeren van de routinematige administratieve taken en andere gerelateerde boodschappen die het werk van anderen helpen. Dit omvat het werk van het plannen en verzetten van afspraken die in eerste instantie waren geannuleerd. Het omvat ook het bestellen van kantoorbenodigdheden, het maken van aantekeningen en het bereiden van drankjes voor bezoekers.

6. Ondersteuning

Een belangrijke rol van een secretaresse is het bieden van ondersteuning aan de manager of managers op verschillende afdelingen in de organisatie. Ook al verschillen de werkplekken, andere zijn complex of druk bezig om elk managementteam een ​​persoonlijke secretaresse toe te wijzen. Andere werkplekken stellen één secretaresse aan om sommige senior managers te dienen, met alleen de chief executive officer met een persoonlijke secretaresse.

7. Dagelijkse taken uitvoeren

Sommige van de vergelijkbare taken die door secretaresses worden uitgevoerd, hebben allemaal te maken met informatiebeheer. De secretaris beheert de papieren en elektronische archiveringssystemen. Ze behandelen ook de routemails en bedienen een groot aantal kantoormachines, zoals printers, faxapparaten, computers en videoconferentieapparatuur. Op andere werkplekken zijn de secretaresses betrokken bij het opnemen van dictaten en het maken van rapporten en brieven.

Anderen herzien ook ruwe concepten die zijn geschreven door managers. De secretaresses moeten beschikken over uitstekende en rake grammatica- en spellingsvaardigheden. Ze moeten ook snel en nauwkeurig typen en bekwaam zijn als het gaat om klantenservice. Ze moeten de technische kennis hebben van het omgaan met verschillende computersoftwareprogramma's, waaronder databases, spreadsheets en afbeeldingen.

Lees ook

Ghana Institute of Freight Forwarders cursussen, locatie en contacten

Taken en verantwoordelijkheden secretaresse

Van een secretaris wordt verwacht dat hij de volgende taken uitvoert;

Voor commissievergaderingen

• Een ruimte toewijzen waar de vergadering moet plaatsvinden
• Vergadering met de voorzitter en overeenstemming bereiken over de algemene agenda van de vergadering
• Het versturen van een bericht aan de commissieleden van de plaats en het tijdstip waarop de vergadering zal plaatsvinden en de overeengekomen agenda.
• Het voorbereiden van alle documenten die relevant zijn voor de vergadering ten minste een week voor de eigenlijke vergadering. De papieren moeten ook de correspondentie van de laatste vergadering bevatten en de notulen die een verslag vormen van de vorige vergadering.

Tijdens commissievergaderingen

• Aantekeningen maken van de aanwezigen bij de vergadering. Ook wijzend op de mensen die niet aanwezig waren, maar eerder een verontschuldiging hadden gestuurd.
• Het rondsturen en voorlezen van de notulen van de laatste vergadering, het beantwoorden van vragen over de notulen en het wijzigen van de notulen indien nodig.
• Aantekeningen maken van wat de deelnemers aan de vergadering zeggen wanneer ze rapporteren over de onmiddellijk ondernomen actie. Tevens nota nemend van de door de commissie genomen besluiten.
• Het rapporteren aan de commissie van alle brieven die door de secretaris zijn geschreven en van de ontvangen antwoorden om onmiddellijk actie te ondernemen.

Lees ook

Contacten en kantoren van de kiescommissie van Ghana

Na de commissievergaderingen

• Het op tijd schrijven van de formele notulen van de gemaakte aantekeningen die tijdens de vergadering zijn gemaakt voor de kwestie naar de volgende commissievergadering
• Het schrijven en verzenden van de brieven die de commissie eerder had gevraagd om te worden behandeld.

Het blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de secretaris om de laatste gegevens van het volgende bij te houden;

• Namen, officiële adressen en telefoonnummers van het commissielid
• De namen en adressen van de leden van de gemeenschapsvereniging
• Bijeenkomsten die zijn bijgewoond door de gerelateerde community-geassocieerde leden
• Belangrijk contact van de betrokken ambtenaren.

Wat zijn de secretariële taken die specifiek zijn voor de functietitel?

Er zijn verschillende taken toegewezen aan de verschillende secretaresses in verschillende industrieën. Hier zijn de specifieke verantwoordelijkheden van secretaresses die passen in de functiebeschrijving.

Algemene verantwoordelijkheden van de secretaris

• Ervoor zorgen dat de commissievergaderingen op de juiste manier worden beheerd voor de leden;
• Ervoor zorgen dat ook de overige bijeenkomsten zoals de AVA en de evenementen op een juiste manier worden geadministreerd.
• Het bijhouden van de lidmaatschapsgegevens om in het huidige systeem te passen
• Monitoring van de actiepunten van communityleden die tijdens vergaderingen worden genomen.

Lees ook

Ghanese dienstplicht: toelage en salaris 2020

Specifieke verantwoordelijkheden van de secretaris

• Het plannen en voorbereiden van de commissievergaderingen en de AVA met anderen en deze op passende wijze toewijzen. Dit omvat het plannen van de vergaderdata, het verzenden van vergadernotificaties, het boeken van kamers, notulen en andere relevante documenten. Tevens het opstellen van de agenda van de eindvergaderingen in overleg met de voorzitter.
• Ervoor zorgen dat er nog een minuut wordt genomen voor de commissievergaderingen. Zeker als het om besloten vergaderingen gaat.
• Nauwkeurig vastleggen van de besluiten en de acties in de notulen en het verslag van de komende commissievergaderingen en de voortgang van acties met de tijdens de vergaderingen geformuleerde resultaten en besluiten.
• Bijhouden van de nauwkeurige en nauwkeurige huidige lidmaatschapsgegevens. Bovendien het afgeven van de hernieuwing van opzeggingen en het vastleggen van de lidmaatschapsgelden in overleg met de penningmeester.
• Afhandelen van correspondentie middels het schrijven van brieven en e-mails die tijdens de commissievergaderingen waren afgesproken. Ook het samenvatten van de correspondentie en de e-mails die zijn ontvangen voor de volgende vergadering en het opstellen van de juiste antwoorden.
• Planning voor een van de gerelateerde rapportage die moet worden gedaan. Dit is inclusief het jaarverslag voor de leden van de buurtvereniging.

Lees ook

Promoties van Ghana Education Service uitgelegd

Algemene taken

• Ervoor zorgen dat de eisen van het Company House worden nageleefd.
• Ervoor zorgen dat de commissievergaderingen worden beheerd en op de juiste manier worden vastgelegd.
• De lijst van de directeuren van het huis van de bedrijven moet ook worden bijgewerkt naar de huidige staat
• Ervoor zorgen dat AVA's en BAV's op de juiste manier worden bijgewoond en vastgelegd
• Het up-to-date houden van de ledenadministratie
• Ervoor zorgen dat de jaarlijkse aangiften in het juiste formaat samenvallen met de regelgevende instanties.

Er zijn veel vacatures voor secretaresses in verschillende sectoren van de economie. Enkele van de grootste werkgevers van de secretaresses zijn opgenomen in de volgende sectoren;

• Sociale bijstand
• Gezondheidszorg
• Opleiding
• Professionele werkstations
• religieuze organisaties
• Overheid en maatschappelijke organisaties
• Wetenschappelijke en technische diensten

Vaardigheden en kerncompetenties van secretaresses

1. Toewijding aan professionele groei

De secretaresses moeten begrijpen dat het beroep voortdurend evolueert en moeten daarom hun vaardigheden blijven actualiseren. De werkgevers zijn van hen afhankelijk om de kantoorefficiëntie van de werkplek voortdurend te verbeteren door middel van hun vaardigheden. Secretaresses kunnen indruk maken op werkgevers door hun opleiding te verlengen en andere mogelijkheden te zoeken om hun huidige vaardigheden uit te breiden. Hierdoor blijven hun professionele waarden groeien die verband houden met de vaardigheden in hun cv.

Lees ook

NSS maandrapportageformulier voor dienst 2018

2. Uitstekende communicatieve vaardigheden

De secretaresses brengen de meeste tijd door aan de telefoon, e-mails, rapporten, brieven en aan de receptie. Dit impliceert het gebruik van de eerste indruk bij het oproepen van de ideeën en waarden van de hele organisatie. De aanhoudende bedrijfsgroei hangt af van hoe de klanten, partners en klanten worden behandeld. De secretaresses moeten naar de klanten luisteren, aanwijzingen opvolgen en feedback geven. Er moet de nadruk liggen op de verbale en organisatorische communicatieve vaardigheden die u onderscheiden van andere sollicitanten.

3. Openheid voor teamwerk

Secretaresses moeten openstaan ​​voor samenwerking met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt. Dit betekent dat er moet worden ingezet op innovatie, samenwerking en hard werken. Ze moeten initiatieven nemen om ervoor te zorgen dat ze de efficiëntie van de werkplek verbeteren.

LEES OOK : Nog drie topmanagers achter Menzgold geïdentificeerd

Lees ook

Tips voor downloaden NSS beoordelingsformulier 2018

Naast bovenstaande vaardigheden moeten de secretaresses ook beschikken over interpersoonlijke vaardigheden, multitasken en oog hebben voor details. Omdat het een behoorlijk stressvolle baan is, moeten ze ook stressbeheersingsvaardigheden hebben door de substantiële input van werk. De taken van een secretaresse kunnen zich uitstrekken en divers zijn van de verschillende industrieën. Er is een aanhoudende groei voor de waarde van de secretaresses, waardoor er meer kansen ontstaan.

Als je enthousiast bent over het vooruitzicht om bij een receptie te werken, wees dan bereid om de invloed op de activiteiten van de organisatie te vergroten. Zorg er ook voor dat u de taken van een secretaresse in een organisatie leert. Er moet een verbetering in de kwalificaties komen om je te onderscheiden van de rest van de secretaresses. Om meer vaardigheden en competenties op te doen in het secretariaat, wordt u dringend verzocht om u in te schrijven voor de verschillende opleidingen Administratie en Secretariaat.

LEES OOK:

• Nana Addo benoemt uitvoerend secretaris op cruciale persconferentie
• Lijst met meubelbedrijven in Ghana 2018